Hiện nay, việc tạo ra một trang web hoặc ứng dụng để nhiều người cùng vào bán hàng đang rất phổ biến. Tuy nhiên, để trang web này hoạt động đúng luật, bạn bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử với Bộ Công Thương.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách chuẩn bị hồ sơ, các quy định cần nhớ và cách xử lý những khó khăn khi làm thủ tục này theo đúng Luật thương mại điện tử hiện hành.
1. Sàn thương mại điện tử là gì theo quy định của pháp luật?
Trước khi làm thủ tục, bạn cần biết chắc chắn trang web của mình có phải là sàn thương mại điện tử hay không.
Theo quy định của pháp luật, sàn giao dịch thương mại điện tử (TMĐT) là một trang web hoặc ứng dụng điện thoại cho phép các công ty, cá nhân khác (không phải là chủ của trang web đó) có thể đăng bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Các dạng hoạt động thường gặp của các sàn thương mại điện tử bao gồm:
- Trang web hoặc ứng dụng cho phép người dùng tự tạo gian hàng riêng để bán sản phẩm của họ.
- Trang web hoặc ứng dụng cho phép người dùng tạo ra các trang web con để bán hàng.
- Trang web có phần rao vặt, mua bán để người dùng tự đăng tin bán đồ.
- Mạng xã hội có tính năng cho phép người dùng đăng bán sản phẩm và chốt đơn trực tiếp với nhau.
Lưu ý: Bạn cần phân biệt rõ hai loại sau:
- Nếu trang web chỉ bán sản phẩm do chính công ty bạn làm ra hoặc nhập về bán: Bạn chỉ cần làm thủ tục “Thông báo” (website bán hàng).
- Nếu trang web cho phép người khác vào tạo tài khoản và bán hàng của họ: Bạn bắt buộc phải làm thủ tục “Đăng ký” (sàn giao dịch).
2. Tại sao phải đăng ký sàn TMĐT với Bộ Công Thương?
Việc làm thủ tục đăng ký là quy định bắt buộc của nhà nước. Cụ thể, việc này mang lại những kết quả thực tế sau:
2.1. Làm đúng luật và tránh bị phạt tiền
Đây là yêu cầu bắt buộc để nhà nước quản lý việc kinh doanh trên internet. Nếu bạn mở sàn giao dịch mà không đăng ký, bạn sẽ bị phạt hành chính. Theo quy định hiện tại, công ty có thể bị phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng cho hành vi lập sàn thương mại điện tử mà không đăng ký. Ngoài ra, trang web của bạn có thể bị buộc phải ngừng hoạt động.
2.2. Tạo sự tin tưởng cho người mua và người bán
Khi bạn hoàn thành thủ tục, Bộ Công Thương sẽ cấp cho bạn một đoạn mã. Khi gắn đoạn mã này vào trang web, ở góc dưới trang web sẽ hiện ra một logo màu đỏ có chữ “Đã đăng ký Bộ Công Thương”.
Khi người mua hoặc người bán bấm vào logo này, họ sẽ được chuyển đến trang web chính thức của Bộ Công Thương, hiển thị đầy đủ thông tin về công ty của bạn. Điều này chứng minh công ty bạn là công ty có thật, làm ăn hợp pháp. Nhờ đó, khách hàng và đối tác sẽ yên tâm hơn khi giao dịch và thanh toán tiền qua sàn của bạn.
2.3. Đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch trên sàn
Khi sàn đã được đăng ký, các hóa đơn, chứng từ và hợp đồng mua bán thực hiện qua nền tảng của bạn sẽ được pháp luật công nhận và bảo vệ nếu có xảy ra cãi vã hay tranh chấp sau này.
3. Điều kiện để đăng ký kinh doanh sàn thương mại điện tử
Không phải ai cũng có thể tự mở một sàn giao dịch TMĐT. Cơ quan nhà nước có quy định sàn thương mại điện tử rất cụ thể về điều kiện đăng ký:
- Về người đăng ký: Phải là một công ty (doanh nghiệp) hoặc một tổ chức được thành lập hợp pháp. Cá nhân hoạt động độc lập không được phép lập sàn giao dịch TMĐT.
- Về ngành nghề: Trong giấy phép kinh doanh của công ty phải có các ngành nghề liên quan đến việc tạo lập trang web, lập trình phần mềm, hoặc cung cấp dịch vụ thương mại điện tử.
- Về tên miền internet: Tên miền của trang web (ví dụ: tencongty.vn) phải hợp lệ. Nếu dùng tên miền quốc tế (như .com, .net), công ty phải báo cáo tên miền đó với Bộ Thông tin và Truyền thông trước.
- Về cách thức hoạt động: Công ty phải viết ra một bản quy chế hoạt động rõ ràng, quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của người mua, người bán và của chính công ty chủ sàn.
- Về kế hoạch kinh doanh: Công ty phải có một bản đề án trình bày chi tiết cách sàn hoạt động, cách thu phí, và cách xử lý khi có khách hàng khiếu nại.
Giải thích thêm về việc “đăng ký hộ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử”: Nhiều người hay nhầm lẫn phần này. Cụ thể có hai trường hợp:
- Nếu bạn có giấy phép hộ kinh doanh và muốn đăng bán hàng trên Shopee, Tiktok Shop: Bạn chỉ cần gửi giấy phép hộ kinh doanh đó cho bộ phận kiểm duyệt của Shopee, Tiktok.
- Nếu bạn là hộ kinh doanh và muốn tự mình lập ra một trang web giống như Shopee để người khác vào bán hàng: Bạn không thể làm được. Hộ kinh doanh không đủ điều kiện pháp lý để đăng ký lập sàn TMĐT. Bạn phải thành lập Công ty (TNHH hoặc Cổ phần) mới được phép làm.
4. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị để nộp hồ sơ
Việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và chính xác là bước mất nhiều thời gian nhất. Hồ sơ đăng ký bao gồm các loại giấy tờ sau:
Bản sao giấy phép kinh doanh: Bản chụp hoặc bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty bạn.
Đề án cung cấp dịch vụ: Đây là tài liệu trình bày chi tiết nhất, yêu cầu bạn phải mô tả các nội dung:
- Mô hình kinh doanh của sàn: thu phí từ quảng cáo, hay thu phần trăm đơn hàng.
- Cách phân chia trách nhiệm giữa công ty bạn, người bán hàng và người mua hàng.
- Cách thức giải quyết khi người mua phàn nàn về hàng giả, hàng lỗi.
- Quy trình kiểm tra thông tin người bán.
- Biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng.
Quy chế hoạt động của sàn: Đây giống như một bản nội quy bắt buộc mọi người phải tuân theo khi dùng sàn của bạn. Bản quy chế này phải có đủ các mục mà pháp luật quy định như: quy trình mua hàng, quy trình thanh toán, quy trình giao hàng, chính sách đổi trả, chính sách bảo mật.
Hợp đồng mẫu: Là bản mẫu hợp đồng hoặc thỏa thuận mà người bán phải đồng ý trước khi được mở gian hàng trên sàn của bạn.
5. Quy trình 5 bước đăng ký sàn thương mại điện tử với Bộ Công Thương
Bạn không cần mang hồ sơ trực tiếp đến trụ sở Bộ Công Thương ngay từ đầu. Mọi việc đều được làm online trước. Dưới đây là 5 bước cụ thể:
Bước 1: Tạo tài khoản trên trang web của cơ quan quản lý
- Bạn dùng máy tính truy cập vào trang web: online.gov.vn.
- Bấm vào nút “Đăng ký” và điền các thông tin của công ty (Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Email người phụ trách…).
- Sau khi gửi, hệ thống sẽ gửi một email xác nhận tài khoản cho bạn trong vòng 3 ngày làm việc.
Bước 2: Điền thông tin và tải hồ sơ lên hệ thống online
- Bạn đăng nhập tài khoản vừa được cấp vào hệ thống.
- Chọn mục “Đăng ký website cung cấp dịch vụ TMĐT” (nếu bạn làm web) hoặc “Đăng ký ứng dụng cung cấp dịch vụ TMĐT” (nếu bạn làm app điện thoại).
- Điền các thông tin theo yêu cầu như: tên miền trang web, người chịu trách nhiệm.
- Đính kèm các tập tin hồ sơ đã chuẩn bị ở phần 4 (Đề án, Quy chế, Bản sao giấy phép kinh doanh) lên hệ thống và ấn “Gửi hồ sơ”.
Bước 3: Đợi chuyên viên kiểm tra hồ sơ online
- Chuyên viên của Bộ Công Thương sẽ đọc hồ sơ của bạn trong khoảng 7 ngày làm việc.
- Sau đó, hệ thống sẽ báo kết quả cho bạn qua email và trên tài khoản đăng nhập:
- Trường hợp 1 (Chấp thuận): Hồ sơ làm đúng yêu cầu. Bạn chuyển sang Bước 4.
- Trường hợp 2 (Yêu cầu bổ sung): Hồ sơ bị sai hoặc thiếu. Chuyên viên sẽ ghi rõ bạn cần sửa đoạn nào trong bản Quy chế hay Đề án. Bạn phải sửa lại file, tải lên lại và đợi chuyên viên kiểm tra lại từ đầu (mất thêm 7 ngày nữa).
Bước 4: Nộp hồ sơ giấy
- Khi hồ sơ online của bạn được báo là “Duyệt điện tử” (Chấp thuận), hệ thống sẽ cho phép bạn tải về bản PDF của tờ Đơn đăng ký cung cấp dịch vụ TMĐT.
- Bạn in tờ đơn này ra cùng với toàn bộ các tài liệu khác (Quy chế, Đề án…).
- Người đại diện công ty ký tên và đóng dấu công ty vào tất cả các trang giấy.
- Gói hồ sơ giấy này lại và gửi qua đường bưu điện về địa chỉ của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số thuộc Bộ Công Thương tại Hà Nội.
Bước 5: Nhận logo xác nhận màu đỏ
- Khi bưu điện giao hồ sơ giấy đến nơi, nếu đối chiếu hồ sơ giấy trùng khớp với hồ sơ online, Bộ Công Thương sẽ hoàn tất thủ tục cho bạn trong khoảng 5 ngày làm việc.
- Hệ thống sẽ tự động gửi một đoạn mã code vào email của bạn.
- Bạn chuyển đoạn mã này cho nhân viên kỹ thuật web để gắn vào phía dưới cùng của trang web. Lúc này, logo màu đỏ “Đã đăng ký Bộ Công Thương” sẽ xuất hiện, nghĩa là bạn đã hoàn thành xong việc đăng ký.
6. Những lỗi thường gặp khi tự làm hồ sơ đăng ký
Trong thực tế, rất hiếm công ty tự làm hồ sơ mà được duyệt ngay trong lần nộp đầu tiên. Quá trình này thường kéo dài từ 2 đến 3 tháng do công ty thường mắc phải các lỗi sau:
- Viết sai nội dung Quy chế và Đề án: Nhiều người thường lên mạng tìm một bản quy chế của công ty khác rồi copy về đổi tên công ty mình vào. Việc này sẽ bị chuyên viên từ chối ngay lập tức vì mỗi sàn có cách hoạt động, giao hàng, thanh toán khác nhau. Nếu quy chế viết không khớp với thực tế chức năng trên trang web của bạn, hồ sơ sẽ bị trả lại.
- Thiết kế trang web thiếu các chính sách bắt buộc: Luật yêu cầu ngay trên trang chủ của sàn phải có các đường link dẫn đến bài viết về: Chính sách bảo mật thông tin, Chính sách giải quyết khiếu nại, Chính sách giao hàng. Nếu trang web của bạn làm thiếu các phần này, chuyên viên sẽ yêu cầu bổ sung mới cho duyệt hồ sơ.
- Trang web chưa làm xong chức năng: Khi bạn nộp hồ sơ, chuyên viên sẽ truy cập trực tiếp vào trang web của bạn để dùng thử. Nếu lúc đó trang web bị lỗi, không đăng ký được tài khoản, không cho thêm hàng vào giỏ, hoặc ghi là “đang bảo trì”, thì hồ sơ sẽ bị đánh trượt. Bạn phải làm xong hoàn chỉnh trang web rồi mới được nộp hồ sơ.
- Quên kiểm tra email: Hệ thống chỉ gửi thông báo sửa hồ sơ qua email. Nhiều người nộp xong không kiểm tra email thường xuyên, dẫn đến việc để quá hạn nộp lại hồ sơ, khiến hệ thống tự động hủy hồ sơ và phải làm lại từ đầu.
7. Lợi ích khi thuê dịch vụ đăng ký sàn thương mại điện tử
Vì các văn bản như Đề án, Quy chế đòi hỏi ngôn ngữ chính xác theo quy định pháp luật và tốn nhiều thời gian chỉnh sửa, nhiều công ty chọn cách thuê các đơn vị luật hoặc công ty tư vấn để làm thay. Việc dùng dịch vụ đăng ký sàn thương mại điện tử mang lại các lợi ích sau:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Các đơn vị dịch vụ đã làm nhiều hồ sơ nên họ biết chuyên viên cần đọc thông tin gì. Nhờ vậy, hồ sơ ít bị trả lại để sửa chữa. Thời gian hoàn thành thường chỉ mất khoảng 15 đến 20 ngày.
- Được soạn thảo giấy tờ đầy đủ: Bạn không cần tự viết Đề án hay Quy chế. Đơn vị dịch vụ sẽ hỏi cách bạn muốn thu tiền người bán như thế nào, cách giao hàng ra sao, sau đó họ sẽ tự viết thành văn bản hoàn chỉnh cho bạn.
- Được kiểm tra lỗi trên trang web: Trước khi nộp hồ sơ, đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra trang web của bạn xem đã có đủ các bài viết chính sách hay chưa, các nút bấm đã đúng yêu cầu của nhà nước chưa, từ đó báo cho thợ làm web của bạn chỉnh sửa lại cho đúng.
- Thay mặt công ty xử lý công việc: Bạn chỉ cần cung cấp bản sao giấy phép kinh doanh và ký tên vào hồ sơ giấy cuối cùng. Đơn vị dịch vụ sẽ làm mọi việc từ tạo tài khoản, nộp hồ sơ online, giải thích với chuyên viên, cho đến nộp hồ sơ giấy qua bưu điện.
8. Trách nhiệm của công ty sau khi đăng ký xong sàn TMĐT
Sau khi nhận được logo màu đỏ của Bộ Công Thương, công ty bạn không được bỏ mặc trang web mà phải có trách nhiệm quản lý liên tục. Cụ thể:
- Lưu trữ thông tin người bán: Bất kỳ ai muốn mở gian hàng trên sàn của bạn đều phải cung cấp tên, địa chỉ, số điện thoại, và mã số thuế hoặc căn cước công dân. Bạn phải lưu lại các thông tin này để quản lý.
- Xóa bỏ hàng hóa vi phạm: Nếu phát hiện có người đăng bán hàng giả, hàng cấm, hoặc hàng không rõ nguồn gốc trên sàn của mình, bạn phải lập tức xóa bài đăng đó đi và khóa tài khoản của người bán vi phạm.
- Báo cáo hàng năm: Mỗi năm một lần, trước ngày 15 tháng 1, công ty của bạn phải đăng nhập vào hệ thống online.gov.vn để điền số liệu báo cáo về tình hình hoạt động của năm cũ (ví dụ: năm qua có bao nhiêu người đăng ký mới, có bao nhiêu đơn hàng được bán ra).
9. Các câu hỏi thường gặp
Dưới đây là trả lời trực tiếp cho một số thắc mắc phổ biến nhất của các công ty khi chuẩn bị làm thủ tục này:
Hỏi: Nhà nước có thu tiền phí khi cấp phép đăng ký sàn TMĐT không?
Trả lời: Không. Hiện tại Bộ Công Thương không thu bất kỳ khoản lệ phí nào cho thủ tục này. Nếu bạn tự làm hồ sơ, bạn sẽ không mất tiền. Bạn chỉ mất tiền khi bạn thuê các công ty dịch vụ làm thay cho bạn.
Hỏi: Nếu tôi chỉ lập một nhóm (group) trên Facebook cho mọi người vào mua bán thì có phải đăng ký sàn TMĐT không?
Trả lời: Theo quy định, người tạo ra các nhóm (group) trên mạng xã hội không phải làm thủ tục đăng ký sàn TMĐT với Bộ Công Thương. Bản thân công ty Facebook là đơn vị phải chịu trách nhiệm về mạng xã hội đó. Thủ tục này chỉ áp dụng khi bạn tự bỏ tiền ra thuê lập trình viên thiết kế một trang web riêng hoặc ứng dụng điện thoại riêng của công ty bạn.
Hỏi: Tôi có thể xin mẫu tờ Đơn đăng ký cung cấp dịch vụ TMĐT ở đâu?
Trả lời: Bạn không thể tải mẫu đơn này ở bất cứ trang web nào trên mạng. Nó là một tài liệu được hệ thống máy chủ của Bộ Công Thương tự động tạo ra. Chỉ khi nào bạn khai báo xong mọi thông tin trên trang online.gov.vn và được chuyên viên báo là hồ sơ hợp lệ, nút “Tải đơn” mới hiện ra trên tài khoản của bạn. Tờ đơn này sẽ có in sẵn thông tin công ty bạn và có một mã vạch đen ở góc giấy để nhà nước quản lý.
Hỏi: Công ty tôi vừa có website vừa có ứng dụng điện thoại thì làm hồ sơ như thế nào?
Trả lời: Bạn phải nộp hai bộ hồ sơ tách biệt nhau hoàn toàn. Bạn sẽ thao tác nộp một hồ sơ dành cho “Website cung cấp dịch vụ TMĐT” và sau đó tạo thêm một hồ sơ mới dành cho “Ứng dụng cung cấp dịch vụ TMĐT”. Mỗi hồ sơ sẽ được cấp một logo chứng nhận riêng biệt.
Tóm tắt lại
Thủ tục đăng ký sàn thương mại điện tử với Bộ Công Thương là một việc bắt buộc đối với tất cả các công ty muốn tạo ra trang web cho người khác đăng bán hàng hóa. Việc này giúp công ty làm ăn hợp pháp, tránh bị phạt tiền và tạo được uy tín với khách hàng.
Mặc dù quy trình làm hồ sơ có khá nhiều giấy tờ như Đề án và Quy chế, nhưng nếu chuẩn bị kỹ thông tin và làm đúng theo các hướng dẫn từ cơ quan quản lý, công ty hoàn toàn có thể tự hoàn thành. Trong trường hợp muốn nhanh chóng và không phải tự soạn thảo các văn bản phức tạp, việc sử dụng các dịch vụ đăng ký sàn thương mại điện tử là một cách giải quyết rất hiệu quả.
