Lỗi thường gặp khiến hồ sơ thông báo website bị từ chối (Cập nhật mới nhất)

1. Giới thiệu

Khi thực hiện thông báo website với Bộ Công Thương, nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần khai báo thông tin cơ bản là xong. Tuy nhiên, trên thực tế, tỷ lệ hồ sơ bị trả về hoặc từ chối khá cao, đặc biệt đối với các website bán hàng, giới thiệu dịch vụ.

Nguyên nhân thường đến từ việc hiểu sai quy định, khai báo thiếu chính xác hoặc website chưa đáp ứng yêu cầu pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện các lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả để hồ sơ được duyệt nhanh chóng.

---

2. Căn cứ pháp lý liên quan

Theo quy định tại:

• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử
• Thông tư 47/2014/TT-BCT hướng dẫn quản lý website TMĐT
• Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử – online.gov.vn

Chủ sở hữu website có trách nhiệm thông báo với Bộ Công Thương trước khi website chính thức hoạt động.
Nếu hồ sơ không đúng quy định, Bộ Công Thương có quyền từ chối duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa bổ sung.

---

3. Lỗi thường gặp khi thông báo website với Bộ Công Thương

3.1. Khai sai loại hình website (nhầm giữa “thông báo” và “đăng ký”)

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp chọn sai loại hình website, dẫn đến hồ sơ bị trả về.

• Website bán hàng cho chính doanh nghiệp → phải thông báo
• Website cho phép bên thứ ba đăng bán sản phẩm/dịch vụ → phải đăng ký

📌 Ví dụ:
Website giới thiệu dịch vụ nội thất của công ty A chỉ cần thông báo.
Nhưng nếu công ty A cho phép đại lý đăng sản phẩm riêng, thì cần đăng ký theo diện “sàn giao dịch thương mại điện tử”.

---

3.2. Website chưa hoàn thiện nội dung hoặc đang xây dựng

Nhiều doanh nghiệp vội nộp hồ sơ khi website chưa hoàn thiện, dẫn đến lỗi:

• Không truy cập được trang web (404, under construction)
• Thiếu trang chính sách, thiếu thông tin doanh nghiệp
• Giao diện chưa đầy đủ hoặc còn đường link rỗng

🔹 Cách khắc phục:
Chỉ nên tiến hành thông báo khi website đã hoàn thiện 100%, đảm bảo hiển thị ổn định, có đủ nội dung cần thiết (giới thiệu, sản phẩm, chính sách…).

---

3.3. Thiếu hoặc sai thông tin doanh nghiệp

Hệ thống online.gov.vn yêu cầu các trường thông tin phải trùng khớp tuyệt đối với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy phép hộ kinh doanh).

Các lỗi thường gặp:

• Sai tên công ty (thiếu “Công ty TNHH/CTCP…”)
• Sai mã số thuế
• Sai địa chỉ trụ sở chính
• Dùng email cá nhân, không trùng với thông tin doanh nghiệp

📌 Cách khắc phục:
Đối chiếu kỹ với Giấy ĐKKD, sử dụng email công ty, kiểm tra trước khi gửi hồ sơ.

---

3.4. Thiếu chính sách bắt buộc trên website

Theo quy định tại Điều 68 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, mọi website thương mại điện tử phải công khai tối thiểu các chính sách sau:

1. Chính sách bảo mật thông tin cá nhân
2. Chính sách đổi trả / hoàn tiền
3. Chính sách vận chuyển / giao hàng
4. Điều khoản sử dụng
5. Phương thức thanh toán

Nếu website thiếu một trong các chính sách trên, hồ sơ gần như chắc chắn bị từ chối.

🔹 Cách khắc phục:
Bổ sung đầy đủ các chính sách bắt buộc ở chân trang (footer), trình bày rõ ràng, dễ truy cập.

---

3.5. Tên miền website không trùng với thông tin khai báo

Một lỗi kỹ thuật phổ biến: doanh nghiệp khai tên miền khác với tên miền đang hoạt động.
Ví dụ:

• Khai “www.tenmien.vn” nhưng website chạy “tenmien.com” hoặc “subdomain.tenmien.vn”.

Cổng online.gov.vn sẽ tự động kiểm tra và từ chối nếu không trùng khớp hoàn toàn.

🔹 Cách khắc phục:
Chỉ khai đúng tên miền chính thức (ghi trong hồ sơ hoặc giấy chứng nhận tên miền). Nếu có nhiều tên miền phụ, cần ghi chú rõ.

---

3.6. Không đính kèm đầy đủ tài liệu theo yêu cầu

Nhiều người nộp thiếu:

• Bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh
• Ảnh chụp giao diện website (trang chủ, sản phẩm, chính sách)
• File cam kết chủ sở hữu website (theo mẫu Bộ Công Thương)

🔹 Cách khắc phục:
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ dạng PDF/JPG, dung lượng < 5MB, đặt tên file rõ ràng, upload lần lượt theo hướng dẫn.

---

3.7. Không phản hồi email xác minh của Bộ Công Thương

Sau khi gửi hồ sơ, hệ thống online.gov.vn sẽ gửi email xác minh để kích hoạt tài khoản hoặc xác nhận thông báo.
Nếu doanh nghiệp không phản hồi trong thời hạn 3 ngày, hồ sơ sẽ tự động hủy.

🔹 Cách khắc phục:
Theo dõi hộp thư đến (và cả mục spam), phản hồi kịp thời theo hướng dẫn của Bộ Công Thương.

---

3.8. Website chứa nội dung vi phạm pháp luật

Một số website có nội dung bị từ chối vì:

• Bán hàng hóa cấm kinh doanh
• Sử dụng hình ảnh, nội dung không rõ nguồn gốc
• Quảng cáo sai sự thật hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ

🔹 Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ nội dung trước khi thông báo, loại bỏ các yếu tố vi phạm.

---

4. Quy trình khắc phục khi hồ sơ bị trả về

Khi nhận được email thông báo “Hồ sơ bị từ chối”, doanh nghiệp cần:

1. Đọc kỹ lý do từ chối trong phần phản hồi của Bộ Công Thương
2. Sửa đổi hồ sơ trên hệ thống online.gov.vn theo hướng dẫn
3. Gửi lại hồ sơ (re-submit) để xét duyệt lại
4. Theo dõi trạng thái hồ sơ thường xuyên để tránh quá hạn hiệu lực

Thời gian xét duyệt lại thường 3 – 5 ngày làm việc.

---

5. Mẹo giúp hồ sơ được duyệt nhanh

• Chuẩn bị website hoàn chỉnh, có đầy đủ chính sách
• Sử dụng email doanh nghiệp trùng với Giấy ĐKKD
• Tên miền trùng với tên doanh nghiệp (ưu tiên .vn hoặc .com.vn)
• Tải đầy đủ hồ sơ đính kèm, đúng định dạng
• Theo dõi email thường xuyên để xác minh và nhận phản hồi

---

6. Dịch vụ hỗ trợ thông báo website uy tín tại Davision.vn

Nếu bạn không có thời gian tự thực hiện hoặc hồ sơ bị trả về nhiều lần, Davision.vn cung cấp dịch vụ thông báo website trọn gói:

• Tư vấn phân loại đúng loại hình website
• Rà soát và chỉnh sửa toàn bộ nội dung, chính sách pháp lý
• Soạn hồ sơ, nộp trực tuyến, theo dõi phản hồi
• Cam kết hoàn tất hồ sơ đúng quy định và thời hạn Bộ Công Thương

👉 Liên hệ ngay Davision.vn để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ hồ sơ 24/7.

---

7. Kết luận

Hồ sơ thông báo website bị từ chối không chỉ làm chậm tiến độ hoạt động trực tuyến, mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Hiểu rõ các lỗi thường gặp và cách khắc phục đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh, đảm bảo tuân thủ pháp luật thương mại điện tử.